Malgré la période incertaine, les associations continuent à organiser des événements : assemblée générale, festival, spectacle… Le Résam (Réseau – échanges – services – associations du pays de Morlaix) nous donne ses conseils pour que tout se passe au mieux.
La chronique de la vie associative est proposée chaque mois dans Lem en partenariat avec l‘Espace associatif de Quimper-Cornouaille
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Bien sûr organiser une assemblée générale ne suppose pas les mêmes contraintes (notamment en termes sanitaires) que de lancer un festival. Les structures comme le Resam, l’espace associatif de Quimper Cornouaille peuvent apporter des conseils juridiques et informations pratiques. Le contexte sanitaire implique de préparer l’événement davantage en amont (8 mois plutôt que 6 mois) et de s’adapter (en privilégiant les événements en extérieur par exemple). On peut aussi directement consulter la préfecture ou la mairie du lieu pressenti pour l’événement afin d’en savoir davantage.
De l’objectif à l’évaluation de l’événement
Pour organiser un événement, il faut d’abord réfléchir à son sens et son intérêt : s’agit-il de faire connaître l’association ? De recruter de nouveaux adhérents ? De collecter des fonds ? Ensuite, on formalise le projet en pensant en amont les contraintes, notamment juridiques si on reçoit du public (assurances, droits de diffusion musicale, sécurité des personnes, etc.). C’est cette formalisation qui permettra de prévoir le budget de l’événement. La recherche des financements suivra logiquement : mécénat, subvention, etc.
La préparation logistique doit commencer plusieurs mois avant et si possible être portée par un/e pilote qui aura vue sur tous les aspects de la question.
La communication ne doit ni être surestimée ni sous-évaluée (et elle doit être intégrée au budget). Ne pas multiplier les cibles mais bien les choisir en fonction de la nature de l’événement.
Il peut être opportun de penser à l’évaluation avant même l’événement, en préparant de petits questionnaires qui pourront être remplis par le public le jour J ; ça aidera à réaliser le bilan, indispensable, de l’opération (à effectuer assez rapidement après l’événement).
Consultez aussi les ressources du site associatheque.fr
