Les associations Loi 1901 sont tenues d’informer régulièrement la préfecture dont elles dépendent de leurs différentes évolutions. On fait le point sur les démarches avec l’espace associatif de Quimper Cornouaille.

La chronique de la vie associative est proposée chaque mois dans Lem par l‘Espace associatif de Quimper-Cornouaille

Outre sa création, plusieurs moments de la vie d’une association donnent lieu à une démarche en préfecture. Faute de quoi, les sanctions pourraient lui valoir 1500 à 3000 € d’amende. Toutes les démarches sont dématérialisées et traitées en trois jours

Modification des statuts

Dès que les statuts de l’association sont modifiés (même la seule adresse du siège), il faut le déclarer et envoyer la version à jour à la préfecture. C’est utile en cas de contentieux ou d’affaire judiciaire. C’est mieux aussi en cas de passation d’association sans continuité (après une mise en sommeil par exemple) car c’est en quelque sorte un archivage de la vie de l’association.

Évolution des ressources de l’association

Les ressources marchandes doivent être inscrites dans les statuts. Le crowdfunding (financement participatif) est aussi un appel à générosité publique (à partir de 153 000 euros sur deux ans) et il faut alors le déclarer en préfecture (avec ses comptes) ; de même quand on atteint les 150 000 euros de subvention.

Déclarations de routine

Les changements de membres du Conseil d’administration, les changements d’adresse des administrateurs, sont des déclarations de routine (à faire dans les 3 mois).

La mise en sommeil d’une association

Quand la préfecture ne reçoit plus de déclaration de la part d’une association, elle peut être amenée à la supprimer de son fichier. Le mieux, surtout si un compte bancaire existe, est tout de même de valider officiellement la mise en sommeil (en Assemblée générale) et d’en informer ses partenaires. La dissolution peut intervenir plus tard et doit faire l’objet d’une déclaration en préfecture.

 

 

 

 

De nouveaux projets

Au passage, refaire ses documents de communication pourra toujours être utile pour défendre les prochains projets de l’association.
A ce propos, vous avez désormais du temps pour répondre à des appels à projets. Malgré le confinement, les appels à projets en cours restent nombreux ! Quelques fondations (ex. Adrea, Nehs,…) ont prolongé les périodes de candidatures. Parallèlement, des appels à projets ont été imaginés pour organiser la solidarité (ex. « Jeunes & Solidaires » de Wweeddoo). On en trouvez plein sur l’excellent site www.appelaprojets.org

Mises à jour règlementaires

On vous en a déjà parlé mais il est plus que temps de se mettre à jour sur le RGPD – règlement général sur la protection des données-  en mettant au propre et à jour sa base de données, en évacuant tous les contacts de plus de 3 ans qui ne donnent pas de nouvelles, en actualisant l’autorisation d’utilisation des données de l’association et en constituant son fameux « dossier documentaire » qui explique en quoi et comment vous respectez la RGPD dans votre asso.

Et quelques autres idées en vrac…

  • Scanner (ou prendre en photo) les documents relatifs à l’association et les intégrer sur une clefs USD et/ou un drive partagé avec les membres de l’association
  • Ecrire les différentes fiches mission bénévole relatives à l’association (outil qui peut servir grandement pour mobiliser des bénévoles à l’avenir !)
  • Découvrir et prendre en main Bénévalibre (application qui permet de valoriser le bénévolat)
  • Créer une adresse mail propre à l’association si ce n’est pas déjà le cas (afin d’éviter de passer par les mails personnels de chaque président par exemple)
  • Mettre à jour ou travailler à la refonte de son site internet. Commencer par écrire le cahier des charges si tel est le cas